Różnica między zadatkiem, a zaliczką

W praktyce obrotu cywilnoprawnego pojęcia zadatek i zaliczka bywają używane zamiennie, choć różnią się zasadniczo pod względem skutków prawnych i ekonomicznych. Obie formy są przedpłatą, ale tylko zadatek pełni funkcję gwarancyjno-odszkodowawczą. Prawidłowe oznaczenie świadczenia w umowie decyduje o tym, czy w razie niewykonania umowy jedna ze stron może zatrzymać przekazaną kwotę albo żądać jej podwójności, czy też musi ją zwrócić.

Instytucję zadatku reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego:

„§ 1. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego lub zwyczaju, zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

§ 2. W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

§ 3. W razie rozwiązania umowy lub niewykonania jej z powodu okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada.”

Zaliczka nie jest uregulowana wprost w k.c.; to konstrukcja ukształtowana przez praktykę i orzecznictwo. W skrócie: jest częścią zapłaty uiszczaną „z góry”, bez funkcji sankcyjnej. Gdy umowa upada, zaliczka co do zasady podlega zwrotowi niezależnie od przyczyny.

Istota zadatku

Zadatek ma charakter mieszany: potwierdzający zawarcie umowy, zabezpieczający jej wykonanie i odszkodowawczy. Działa automatycznie w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron: uprawniony może zatrzymać zadatek lub żądać jego podwójności, bez wykazywania szkody. Sąd Najwyższy w wyroku z 8 lutego 2008 r., I CSK 328/07, podkreślił, że zadatek jest szczególnym zabezpieczeniem wykonania umowy i jego skutki wynikają wprost z art. 394 k.c., niezależnie od rozmiaru szkody.

Istota zaliczki

Zaliczka pełni funkcję wyłącznie płatniczą. Nie jest karą ani odszkodowaniem. W razie niewykonania umowy – co do zasady – podlega zwrotowi, niezależnie od winy którejkolwiek ze stron. SA w Warszawie w wyroku z 22 lutego 2018 r., VI ACa 1628/16, wskazał, że zaliczka nie pełni funkcji odszkodowawczej i podlega zwrotowi, jeśli do wykonania umowy nie doszło.

Skutki prawne niewykonania umowy

Zadatek

Jeśli do niewykonania umowy doszło z winy jednej strony, druga może – bez wyznaczania dodatkowego terminu – odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek (gdy go otrzymała) albo żądać sumy dwukrotnie wyższej (gdy go dała). Przykład: nabywca przekazuje 20 000 zł zadatku przy umowie przedwstępnej sprzedaży mieszkania. Jeżeli to on nie stawi się do notariusza bez usprawiedliwienia – zadatek przepada; jeżeli zawini sprzedawca – nabywca może żądać 40 000 zł. SN w wyroku z 7 stycznia 2009 r., II CSK 390/08, potwierdził automatyzm roszczeń zadatkowych, niezależny od szkody.

Zaliczka

Gdy umowa nie zostaje wykonana, zaliczka co do zasady musi zostać zwrócona. Wyjątki wymagają wyraźnego i zgodnego uregulowania w umowie na podstawie art. 353¹ k.c.

Kiedy suma nie jest zadatkiem

Aby dana kwota wywoływała skutki z art. 394 k.c., musi być wyraźnie oznaczona jako zadatek. W razie wątpliwości sądy przyjmują, że to zaliczka. SN, wyrok z 21 stycznia 2004 r., IV CK 444/02: jeżeli charakter przekazanej sumy nie został określony, domniemywa się zaliczkę. Podobnie SN w wyroku z 22 maja 2019 r., II CSK 615/18.

Zadatek i zaliczka w praktyce obrotu

Zadatek jest silnym bodźcem ekonomicznym do wykonania umowy – szczególnie przy transakcjach o dużej wartości (nieruchomości, pojazdy, roboty budowlane). Jak wskazał SN w wyroku z 17 grudnia 2008 r., I CSK 250/08, instytucja zadatku zapewnia realne wykonanie umowy poprzez ekonomiczne zniechęcenie do jej niewykonania.

Zaliczka poprawia płynność finansową wykonawcy (finansuje materiały, rezerwację mocy produkcyjnych), ale nie daje mu ochrony na wypadek rezygnacji kontrahenta – jeśli umowa upadnie, zaliczkę trzeba oddać.

Zwrot, przepadek i modyfikacje zadatku oraz zaliczki

Kiedy zadatek podlega zwrotowi

Art. 394 § 3 k.c. przewiduje zwrot zadatku, gdy: (i) umowę rozwiązano za zgodą obu stron; (ii) niewykonanie nastąpiło bez winy stron (np. siła wyższa).

Możliwe modyfikacje umowne

Przepisy o zadatku są dyspozytywne – strony mogą uregulować je odmiennie (np. wyłączyć podwójność, ograniczyć do zwrotu, przyznać inne konsekwencje). SN w wyroku z 15 października 2002 r., II CKN 1073/00, potwierdził dopuszczalność modyfikacji, z zastrzeżeniem zgodności z art. 353¹ k.c. i zasadami współżycia społecznego (art. 58 k.c.).

Skutki podatkowe

Na gruncie VAT, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, otrzymanie zadatku lub zaliczki przed dostawą/usługą rodzi obowiązek podatkowy – w tym zakresie są one traktowane identycznie. Różnice cywilnoprawne nie przekładają się więc na odmienność w VAT. W podatku dochodowym rozliczenia zależą od dalszych losów umowy (przepadek/zwrot podwójności odpowiednio jako przychód/koszt).

Zadatek/zaliczka w umowie przedwstępnej

Przy umowach przedwstępnych (zwłaszcza nieruchomości) zadatek działa jako realna sankcja za niewykonanie (zatrzymanie/podwójność). Zaliczka – tylko do zwrotu. Orzecznictwo (m.in. SN II CSK 615/18) konsekwentnie wymaga jednoznacznego oznaczenia kwoty jako „zadatek”.

Orzecznictwo i wskazówki praktyczne

SN, 4 lutego 2011 r., III CSK 152/10: zadatek nie wymaga wykazywania szkody; ma charakter prewencyjno-sankcyjny.

SN, 21 listopada 2013 r., I CSK 788/12: o kwalifikacji decyduje treść umowy i jej cel, nie samo słowo „zadatek”.

SA Katowice, 28 listopada 2017 r., V ACa 436/17: uprawnienie do żądania podwójności nie zależy od rozmiaru szkody.

Jak zastrzec zaliczkę lub zadatek w umowie

Jeśli strony chcą realnego zabezpieczenia – zastrzegają zadatek i przywołują art. 394 k.c. Jeżeli intencją jest wyłącznie przedpłata – używają pojęcia zaliczki. Warto precyzyjnie sformułować klauzulę, np.: „Kwota X zł przekazana w dniu podpisania niniejszej umowy stanowi zadatek w rozumieniu art. 394 k.c.”

Różnica między zadatkiem a zaliczką ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń w razie niewykonania umowy. Zadatek – przy odpowiednim zastrzeżeniu – pełni funkcję zabezpieczającą i odszkodowawczą, podczas gdy zaliczka pozostaje neutralną przedpłatą. Precyzyjne nazwanie i opis skutków w umowie minimalizuje ryzyko sporu i pozwala stronom świadomie zarządzać ryzykiem kontraktowym.

Najczęstsze pytania