Umowa o pracę na czas określony jest w polskim prawie pracy najpopularniejszym typem umowy zawieranej przy nawiązywaniu stosunku pracy. Pracodawcy często sięgają po nią ze względu na elastyczność, a pracownicy — z braku alternatywy w postaci umowy na czas nieokreślony. Jednocześnie właśnie ten rodzaj umowy jest od wielu lat jednym z najczęstszych źródeł sporów z zakresu prawa pracy. Podstawowe pytanie, jakie pojawia się w praktyce, brzmi: kiedy i na jakich zasadach umowa terminowa „automatycznie” przekształca się w umowę na czas nieokreślony?
Prawidłowe ukształtowanie treści umowy na czas określony ma nie tylko znaczenie praktyczne, ale także istotne konsekwencje prawne, w tym finansowe. Naruszenie przepisów o limitach ilościowych i czasowych, obchodzenie prawa w drodze aneksów, czy nieuzasadnione sięganie po wyjątki dopuszczające kolejne umowy terminowe — wszystko to może skutkować uznaniem, że w istocie strony łączy umowa na czas nieokreślony, niezależnie od jej nazwy i formalnej postaci.
Podstawy prawne umów na czas określony
Zasadnicze regulacje dotyczące umów na czas określony zawarte są w Kodeksie pracy, przede wszystkim w art. 25, 251, 252 oraz art. 29 k.p. Punktem wyjścia jest przepis definiujący rodzaje umów o pracę.
Art. 25 § 1 Kodeksu pracy:
Umowę o pracę zawiera się na:
1) okres próbny;
2) czas określony;
3) czas nieokreślony.
Umowa na czas określony jest więc jednym z trzech typów podstawowych umów o pracę. Specyfiką tego stosunku jest z góry oznaczony termin zakończenia umowy — najczęściej poprzez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej albo zdarzenia, które ma nastąpić w przyszłości (np. powrót pracownika zastępowanego z urlopu macierzyńskiego).
Przez wiele lat umowy na czas określony były wykorzystywane w praktyce do obchodzenia ochrony przewidzianej dla pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony, w szczególności w zakresie rozwiązywania stosunku pracy. Z tego powodu ustawodawca wprowadził sztywne limity dla takich umów, a także określił sytuacje, w których dochodzi do ich przekształcenia w umowę na czas nieokreślony z mocy prawa.
Kluczowy dla zrozumienia tych mechanizmów jest art. 251 k.p., który reguluje zarówno limit czasowy, jak i ilościowy umów terminowych.
Art. 251 § 1 Kodeksu pracy:
Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Art. 251 § 3 Kodeksu pracy:
Zawarcie umowy o pracę na czas określony z naruszeniem przepisów § 1 jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony.
Te dwa przepisy są podstawą większości sporów o to, czy dana umowa jest jeszcze terminowa, czy też – pomimo innej nazwy w dokumentach – w istocie stała się umową na czas nieokreślony. W dalszej części artykułu omówione zostaną szczegółowo obydwa limity, wyjątki od nich, a także praktyczne konsekwencje dla pracodawców i pracowników.
Limity ilościowe i czasowe w umowach na czas określony
W aktualnym stanie prawnym, obowiązującym po nowelizacjach Kodeksu pracy, funkcjonują dwa równoległe mechanizmy ochronne: limit maksymalnej łącznej długości zatrudnienia na podstawie umów terminowych (33 miesiące) oraz limit liczby umów (3 umowy). Oba limity dotyczą zatrudnienia „pomiędzy tymi samymi stronami stosunku pracy”, a więc tego samego pracodawcy i tego samego pracownika.
Oznacza to, że pracodawca może kolejno zawrzeć z danym pracownikiem:
– jedną, dwie lub trzy umowy na czas określony, których łączny okres trwania nie przekroczy 33 miesięcy, oraz
– czwarta umowa na czas określony albo przekroczenie 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie umów terminowych spowoduje automatyczną, ustawową zmianę charakteru stosunku pracy na umowę na czas nieokreślony.
W praktyce najczęściej spotykane są konfiguracje: trzy umowy, każda trwająca np. 12 miesięcy, albo jedna dłuższa umowa (np. 24 miesiące), po której zawiera się jeszcze jedną krótką, mieszczącą się jeszcze w limicie. W każdym przypadku trzeba pamiętać, że oba limity muszą być zachowane jednocześnie: można zatem mieć trzy umowy, byle łącznie nie dłużej niż 33 miesiące, albo jedną/dwie umowy, ale również w granicy 33 miesięcy.
Ważne jest, że limity te dotyczą wyłącznie umów na czas określony. Do okresów zatrudnienia na podstawie umów na czas nieokreślony czy umów na okres próbny nie wlicza się ich przy obliczaniu 33 miesięcy. Natomiast do „liczby umów” wlicza się jedynie umowy na czas określony, a nie poprzedzający je okres próbny.
Kiedy kolejna umowa staje się umową na czas nieokreślony?
Kluczowy jest tu art. 251 § 3 k.p., który wprowadza zasadę automatycznego przekształcenia umowy. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli:
– pracodawca zawiera z pracownikiem czwartą umowę na czas określony (licząc od początku ich współpracy na podstawie umów terminowych), albo
– zawiera kolejną umowę na czas określony, mimo że łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów przekroczył już 33 miesiące,
to taka nowa, kolejna umowa jest z mocy prawa traktowana jako umowa na czas nieokreślony, niezależnie od treści dokumentu i nazwy nadanej przez strony.
W praktyce oznacza to, że:
– już w dniu podpisania „czwartej” umowy na czas określony, pracownik jest w rzeczywistości zatrudniony na czas nieokreślony;
– a także, że jeżeli np. trzecia umowa na czas określony powoduje przekroczenie 33 miesięcy, to od dnia następującego po upływie 33 miesięcy od pierwszej umowy, stosunek pracy de facto staje się bezterminowy.
Orzecznictwo sądowe podkreśla, że ten mechanizm ma charakter bezwzględnie obowiązujący, a wolą stron nie można go wyłączyć. Sąd Najwyższy konsekwentnie stoi na stanowisku, że ochrona przed nadużywaniem umów na czas określony jest elementem porządku publicznego prawa pracy, a zatem wszelkie działania pracodawcy zmierzające do obejścia przepisów limintujących dopuszczalność kolejnych umów terminowych będą oceniane krytycznie.
Wyrok Sądu Najwyższego z 15 lutego 2006 r., I PK 124/05:
„Nazwa umowy o pracę i deklarowana przez strony jej treść nie mają decydującego znaczenia dla oceny rodzaju stosunku pracy. O tym, czy jest to umowa na czas określony czy nieokreślony, rozstrzyga całokształt okoliczności towarzyszących jej zawarciu i wykonywaniu, w tym zamiar stron oraz ustawowe ograniczenia dotyczące umów terminowych”.
Choć przytoczony wyrok zapadł jeszcze przed aktualnym brzmieniem art. 251 k.p., jego teza pozostaje aktualna: jeśli warunki faktyczne wskazują, że mamy do czynienia z trwałym, stałym zatrudnieniem, a jedynie formalnie odnawianymi umowami terminowymi, sąd może uznać, że w istocie istnieje umowa na czas nieokreślony.
Wyjątki od limitów — kiedy można zawierać więcej umów terminowych?
Choć zasada jest prosta — maksymalnie trzy umowy na czas określony i łącznie nie więcej niż 33 miesiące — Kodeks pracy przewiduje wyjątki od tej reguły. Dotyczą one sytuacji, w których specyfika zatrudnienia uzasadnia dłuższe lub wielokrotnie ponawiane stosowanie umów terminowych, bez „przymusowego” przekształcenia ich w umowę bezterminową.
Art. 251 § 4 Kodeksu pracy:
Ograniczeń, o których mowa w § 1, nie stosuje się do umów o pracę na czas określony zawartych:
1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym;
3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji;
4) w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
Każdy z wymienionych przypadków ma swoją specyfikę, a skorzystanie z wyjątku musi być należycie uzasadnione i udokumentowane. Warto omówić je pokrótce, wskazując na najczęstsze praktyczne problemy.
Umowa na zastępstwo
Najbardziej typową sytuacją jest zatrudnianie pracownika na zastępstwo innego, nieobecnego pracownika. Może chodzić o usprawiedliwioną nieobecność związaną z urlopem macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, długotrwałą chorobą czy innymi okolicznościami.
Umowa zawarta w celu zastępstwa nie podlega limitowi 33 miesięcy ani limitowi liczby umów. W praktyce oznacza to, że dopóki trwa usprawiedliwiona nieobecność zastępowanego pracownika, można ją przedłużać kolejnymi umowami terminowymi lub ukształtować tak, by trwała do powrotu tej osoby.
Jednocześnie jednak pracodawca musi realnie określić cel zatrudnienia. Jeśli „umowa na zastępstwo” w istocie służy zaspokojeniu stałej potrzeby kadrowej i nie jest faktycznie związana z nieobecnością konkretnego pracownika, sąd może zakwestionować zastosowanie tego wyjątku.
Wyrok Sądu Najwyższego z 18 stycznia 2017 r., II PK 345/15:
„Dopuszczalność zawarcia umowy o pracę w celu zastępstwa innego pracownika jest uzależniona od istnienia obiektywnej, rzeczywistej potrzeby zapewnienia zastępstwa za nieobecnego pracownika. Wykorzystywanie tej konstrukcji do trwałego obsadzenia stanowiska pracy jest sprzeczne z celem i funkcją przepisu”.
Praca dorywcza lub sezonowa
Kolejną kategorią są umowy zawierane w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Chodzi tu o takie rodzaje pracy, które w sposób obiektywny są związane z określoną porą roku, sezonem (np. prace w rolnictwie, turystyce, gastronomii) lub incydentalnymi zleceniami, niestanowiącymi stałego zapotrzebowania kadrowego.
Również i w tym przypadku możliwe jest zawieranie kolejnych umów terminowych ponad standardowe limity, jednak ich związek z sezonowością lub dorywczością musi wynikać z okoliczności sprawy. Samo wpisanie w umowę sformułowania „praca o charakterze sezonowym” nie wystarczy, jeśli w praktyce zatrudnienie odbywa się przez cały rok, w stałym wymiarze, przy niezmiennych obowiązkach.
Umowy związane z kadencją
Wyjątek dotyczący pracy przez okres kadencji odnosi się przede wszystkim do stanowisk, których obsadzanie jest związane z określoną, z góry przewidzianą długością kadencji organu (np. członkowie zarządów spółek, organów samorządu, zarządów związków zawodowych, fundacji). Charakterystyczne jest tu powiązanie długości umowy z czasem trwania mandatu lub kadencji, co obiektywnie uzasadnia umowność terminową, bez docelowego przechodzenia na zatrudnienie bezterminowe.
Obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy
Najbardziej problematyczną i jednocześnie „pojemną” kategorią są obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy. Została ona wprowadzona do Kodeksu pracy w związku z implementacją dyrektyw unijnych, nakładających obowiązek zapobiegania nadużyciom w stosowaniu kolejnych umów na czas określony, przy jednoczesnym pozostawieniu pewnej elastyczności dla uzasadnionych przypadków.
Z „obiektywnymi przyczynami” mamy do czynienia wtedy, gdy specyfika działalności pracodawcy, prowadzone projekty, finansowanie zewnętrzne czy inne okoliczności powodują, że zasadne jest związanie się z pracownikiem na czas dłuższy niż 33 miesiące lub zawarcie większej liczby umów terminowych, mimo że nie chodzi o zastępstwo, sezonowość czy kadencję.
Przykładem mogą być przedsięwzięcia finansowane ze środków unijnych, projekty badawcze czy kontrakty o z góry określonym czasie trwania. Warunek jest jednak jeden: te przyczyny muszą być rzeczywiste, konkretne i należycie udokumentowane, a ich istnienie i charakter powinny być ujawnione w treści umowy lub co najmniej w dokumentacji pracodawcy.
Art. 251 § 5 Kodeksu pracy:
W przypadkach, o których mowa w § 4 pkt 4, pracodawca jest obowiązany, w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy o pracę na czas określony, […] poinformować właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu takiej umowy oraz o przyczynach jej zawarcia.
Obowiązek informacyjny wobec Państwowej Inspekcji Pracy jest nie tylko wymogiem formalnym, ale też mechanizmem kontroli nadużyć. Brak spełnienia tego obowiązku może być przesłanką do stwierdzenia, że pracodawca bezpodstawnie skorzystał z wyjątku, co w efekcie prowadzi do uznania, że limit 33 miesięcy i 3 umów został jednak przekroczony.
Aneksy, przerwy między umowami i próba „obejścia” limitów
Pracodawcy, dążąc do zachowania elastyczności zatrudnienia, czasem próbują obchodzić limity poprzez zawieranie krótkich przerw między umowami, przedłużanie umów aneksami lub zmianę nazw i konstrukcji stosunku prawnego. Warto uporządkować najważniejsze zasady w tym zakresie.
Przerwa między umowami a ciągłość zatrudnienia
Aktualne brzmienie przepisów nie uzależnia stosowania limitów od długości przerwy pomiędzy poszczególnymi umowami na czas określony. Oznacza to, że zarówno umowa zawarta bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej, jak i zawarta np. po kilku miesiącach przerwy, będzie wliczana do łącznej liczby umów oraz do 33-miesięcznego okresu, jeśli wiąże „te same strony stosunku pracy”.
Dawniej obowiązywała reguła 1-miesięcznej przerwy „zerującej” licznik umów, ale w aktualnym stanie prawnym nie ma ona zastosowania. Przerwa w zatrudnieniu nie powoduje już „resetu” limitów. W związku z tym próba zastosowania krótkiej przerwy (np. 1–2 tygodni) celem uniknięcia przekształcenia umowy w bezterminową jest nieskuteczna.
Aneks przedłużający umowę na czas określony
Często w praktyce spotykany jest aneks, którym strony przedłużają czas trwania istniejącej już umowy na czas określony, zamiast zawierać nową. Powstaje pytanie, czy taki aneks liczy się jako nowa umowa (wpływając na limit trzech umów), czy jest jedynie modyfikacją dotychczasowej umowy.
Co do zasady, przedłużenie terminu obowiązywania tej samej umowy aneksem nie powoduje powstania „nowej” umowy – mamy do czynienia z jednym stosunkiem pracy, wydłużonym w czasie. Tym samym nie zwiększa się liczba umów, lecz wydłuża się okres zatrudnienia, który i tak podlega limitowi 33 miesięcy. W efekcie:
– aneks nie narusza limitu 3 umów,
– ale może spowodować przekroczenie 33 miesięcy, co z kolei skutkuje automatycznym przekształceniem stosunku pracy w umowę na czas nieokreślony od dnia następującego po upływie 33 miesięcy.
W orzecznictwie podkreśla się, że ocena tego, czy doszło do zawarcia nowej umowy, czy jedynie zmieniono dotychczasową, zależy od treści oświadczeń woli stron i okoliczności towarzyszących.
Wyrok Sądu Najwyższego z 11 lutego 2010 r., I PK 185/09:
„Zmiana terminu zakończenia umowy o pracę na czas określony, dokonana za zgodą obu stron, nie zawsze musi oznaczać zawarcie nowej umowy o pracę; może też stanowić dopuszczalną modyfikację dotychczasowego stosunku pracy, przy zachowaniu jego tożsamości”.
W praktyce, z perspektywy limitów kodeksowych, kluczowe jest nie tyle formalne rozróżnienie nowej umowy i aneksu, ile łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych.
Zmiana rodzaju umowy podczas zatrudnienia
Nierzadko praktykowaną formą jest zawarcie umowy na okres próbny, następnie dwóch lub trzech umów na czas określony, a potem – na czas nieokreślony. Taka „ścieżka” jest w pełni dopuszczalna przez prawo, o ile poszczególne elementy są poprawnie skonstruowane.
Umowa na okres próbny jest odrębnym typem umowy i nie wlicza się do limitu 3 umów i 33 miesięcy. Dopiero od pierwszej „właściwej” umowy na czas określony rozpoczyna się liczenie limitów. Jeżeli więc pracodawca planuje przetestować pracownika, a następnie zaoferować mu dłuższe zatrudnienie, rozwiązaniem zgodnym z prawem jest: okres próbny (do 3 miesięcy), pierwsza umowa terminowa, druga, trzecia, a następnie – najpóźniej po 33 miesiącach od rozpoczęcia pierwszej umowy terminowej – umowa na czas nieokreślony.
Kiedy umowa na czas określony staje się w praktyce umową na czas nieokreślony?
Poza opisanymi wyżej automatycznymi mechanizmami przekształcenia (przekroczenie 33 miesięcy lub zawarcie czwartej umowy), w praktyce zdarzają się sytuacje, w których, mimo nazwy „czas określony”, sądy uznają istnienie umowy na czas nieokreślony ze względu na sposób wykonywania stosunku pracy i całokształt okoliczności.
Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy:
– pracodawca zawiera nietypowe, wieloletnie umowy na czas określony, bez racjonalnego uzasadnienia w specyfice pracy;
– treść umowy nie wskazuje konkretnie określonego terminu zakończenia lub terminu da się ustalić tylko w sposób bardzo pośredni;
– zastosowanie umowy na czas określony służy wyłącznie ograniczeniu ochrony pracownika, przy braku realnego celu terminowości.
Sąd Najwyższy w szeregu orzeczeń podkreślał, że długotrwałe zatrudnienie na podstawie umowy terminowej (np. na kilkanaście lat), nieuzasadnione obiektywną koniecznością, może zostać uznane za sprzeczne z naturą (istotą) stosunku pracy oraz zasadami współżycia społecznego.
Wyrok Sądu Najwyższego z 7 września 2005 r., II PK 294/04:
„Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę na czas określony obejmujący okres kilkunastu lat, bez obiektywnego uzasadnienia w szczególnym charakterze pracy lub interesie pracodawcy, może być ocenione jako sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a tym samym prowadzić do wniosku, że strony w istocie łączy umowa na czas nieokreślony”.
Choć obecne przepisy o limitach w znacznym stopniu „technicznie” uniemożliwiają zawieranie jednej umowy terminowej na wiele lat, tezy z przytoczonego wyroku pozostają ważne przy ocenie prób obchodzenia limitów przez konstrukcje pozornie zgodne z prawem, ale faktycznie prowadzące do ograniczenia ochrony pracownika.
Rozwiązanie umowy na czas określony a umowy bezterminowe
Znajomość zasad przekształcania umów ma bezpośrednie znaczenie dla trybu i warunków rozwiązania stosunku pracy. Tradycyjnie umowa na czas określony była dla pracodawcy wygodniejsza, ponieważ po upływie terminu końcowego wygasała bez potrzeby składania wypowiedzenia, a okresy wypowiedzenia bywały krótsze i sądy bardziej ograniczały możliwość kwestionowania przyczyn wypowiedzenia.
Po nowelizacjach, które zbliżyły ochronę pracownika na umowie terminowej do ochrony na umowie bezterminowej (m.in. obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia, konsultacja ze związkami zawodowymi), różnice się zmniejszyły, lecz nadal pozostają istotne. Kluczowe jest, że:
– umowa na czas nieokreślony zasadniczo trwa do momentu jej wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia;
– umowa na czas określony wygasa z upływem terminu, bez dodatkowych oświadczeń, chyba że wcześniej zostanie wypowiedziana.
Jeśli jednak wbrew formalnej nazwie umowa powinna być traktowana jako bezterminowa, pracodawca nie może powoływać się na jej automatyczne wygaśnięcie z upływem terminu. W takim przypadku brak złożenia skutecznego wypowiedzenia może zostać potraktowany jako niezgodne z prawem rozwiązanie stosunku pracy, co rodzi roszczenia pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.
Wyrok Sądu Najwyższego z 19 marca 2014 r., I PK 175/13:
„Jeżeli pracodawca, dysponując znaczną swobodą w kształtowaniu stosunku pracy, zawiera kolejne umowy terminowe jedynie w celu pozbawienia pracownika stabilności zatrudnienia oraz ochrony przewidzianej przy umowach na czas nieokreślony, to takie działanie może zostać uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a umowa – za zawartą na czas nieokreślony”.
Przykłady z praktyki (case studies)
Przykład 1: Trzecia umowa i przekroczenie 33 miesięcy
Pani Anna została zatrudniona w firmie X na mocy pierwszej umowy na czas określony od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. Następnie strony zawarły drugą umowę na czas określony od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. W listopadzie 2022 r. pracodawca zaproponował jej trzecią umowę na czas określony, od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2024 r.
Licząc łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony:
– od 1 stycznia 2021 do 30 czerwca 2024 r. mija 42 miesiące,
– tym samym przekroczony został limit 33 miesięcy określony w art. 251 § 1 k.p.
W tej sytuacji umowa z 1 stycznia 2023 r. jako trzecia z kolei sama w sobie mogła zostać zawarta, ale jej długość powoduje, że po upływie 33 miesięcy od początku zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy, stosunek pracy przekształca się w umowę na czas nieokreślony. 33 miesiące mijają 31 sierpnia 2023 r. Od 1 września 2023 r. Pani Anna jest więc zatrudniona na czas nieokreślony, mimo że w dokumentach widnieje termin końcowy 30 czerwca 2024 r.
Jeżeli pracodawca uzna, że stosunek pracy zakończył się 30 czerwca 2024 r. bez wypowiedzenia, a Pani Anna wystąpi do sądu, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że sąd stwierdzi naruszenie prawa i uzna, że doszło do bezprawnego rozwiązania umowy na czas nieokreślony bez zachowania trybu wypowiedzenia.
Przykład 2: „Umowa na zastępstwo” w praktyce
Pan Marek został zatrudniony w firmie Y „na zastępstwo” za pracownicę, która przeszła na urlop macierzyński, a następnie rodzicielski. Pierwsza umowa obowiązywała od 1 marca 2022 r. do 31 grudnia 2022 r., druga od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r., zaś trzecia od 1 lipca 2023 r. do powrotu zastępowanej osoby.
W międzyczasie okazało się, że pracownica, którą zastępuje Pan Marek, zdecydowała się rozwiązać umowę o pracę za porozumieniem stron, ale pracodawca nie poinformował o tym Pana Marka ani nie zmienił treści jego umowy. Praca, którą wykonywał, stała się w istocie stałym elementem działalności firmy.
Jeśli Pan Marek wystąpi do sądu z pozwem o ustalenie, że jego umowa powinna być traktowana jako zawarta na czas nieokreślony, kluczowe znaczenie będzie mieć ustalenie, od kiedy obiektywnie ustały przesłanki do stosowania „umowy na zastępstwo”. Od tego momentu dalsze zatrudnianie na podstawie tej formuły może zostać zakwestionowane, a sąd może przyjąć, że w istocie strony łączy umowa bezterminowa.
Przykład 3: „Projekt unijny” a obiektywne przyczyny
Uczelnia wyższa zatrudnia Panią Katarzynę, specjalistkę ds. rozliczania projektów unijnych. Pierwsza umowa na czas określony obowiązuje od 1 października 2021 r. do 30 września 2022 r., druga od 1 października 2022 r. do 30 września 2023 r. W październiku 2023 r. uczelnia zawiera z Panią Katarzyną trzecią umowę na czas określony, obowiązującą do 30 września 2025 r., powołując się na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy: czas trwania projektu unijnego, na który przyznano finansowanie do końca września 2025 r.
Jeżeli uczelnia właściwie poinformuje PIP o zawarciu tej umowy i należycie udokumentuje, że zatrudnienie Pani Katarzyny rzeczywiście związane jest z konkretnym projektem o ograniczonym czasie trwania, to możliwe będzie przekroczenie 33 miesięcy i zawarcie trzeciej umowy o takiej długości bez automatycznego przekształcenia jej w umowę na czas nieokreślony. Kluczowe jest jednak, aby zatrudnienie rzeczywiście miało charakter „projektowy”, a nie dotyczyło stałych zadań administracji uczelni.
Praktyczne wskazówki dla pracodawców i pracowników
Z perspektywy pracodawcy najważniejsze jest świadome planowanie polityki zatrudnienia i skrupulatne monitorowanie czasu trwania umów na czas określony. Należy:
– prowadzić ewidencję umów na czas określony dla każdego pracownika, z wyszczególnieniem dat rozpoczęcia i zakończenia każdej umowy oraz łącznego okresu zatrudnienia;
– z odpowiednim wyprzedzeniem (kilka miesięcy) analizować, kiedy minie 33-miesięczny limit od pierwszej umowy terminowej oraz ilu umów już udzielono;
– decydować, czy po wykorzystaniu limitów jest zasadne przejście na umowę na czas nieokreślony, czy też rozwiązanie stosunku pracy;
– przy korzystaniu z wyjątków (zastępstwo, praca sezonowa, obiektywne przyczyny) zadbać o precyzyjne opisanie celu umowy i przechowywanie dokumentów potwierdzających szczególne okoliczności.
Z perspektywy pracownika warto:
– zachowywać kopie wszystkich umów, aneksów i porozumień dotyczących zatrudnienia;
– samodzielnie obliczyć łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u tego samego pracodawcy i sprawdzić, czy nie przekracza on 33 miesięcy oraz czy nie zawarto więcej niż trzech umów;
– w przypadku wątpliwości co do rodzaju umowy czy prawidłowości jej skonstruowania, skonsultować się z prawnikiem lub inspekcją pracy;
– pamiętać, że sama nazwa umowy nie przesądza o jej faktycznym charakterze, a o kwalifikacji prawnej decydują przepisy i okoliczności faktyczne.
Najczęściej zadawane pytania (Q&A)
Czy okres próbny wlicza się do limitu 33 miesięcy i 3 umów?
Nie. Umowa na okres próbny jest odrębnym rodzajem umowy o pracę, uregulowanym w art. 25 § 2 k.p., i nie jest uwzględniana przy obliczaniu limitów z art. 251 k.p. Limity dotyczą wyłącznie umów na czas określony.
Czy przerwa między umowami na czas określony „zeruje” liczenie limitu?
Nie. Aktualnie przepisy nie przewidują żadnego znaczenia długości przerwy między umowami dla stosowania limitów. Zarówno liczbę umów, jak i łączny okres zatrudnienia liczy się w odniesieniu do wszystkich umów na czas określony zawartych między tymi samymi stronami, niezależnie od przerw.
Czy aneks przedłużający umowę na czas określony liczy się jako nowa umowa?
Co do zasady nie. Aneks przedłużający termin obowiązywania tej samej umowy jest traktowany jako modyfikacja dotychczasowego stosunku pracy, a nie nowa umowa. Nie zwiększa więc liczby umów, ale wpływa na łączny okres zatrudnienia, który nadal podlega limitowi 33 miesięcy.
Kiedy dokładnie następuje automatyczne przekształcenie umowy w czas nieokreślony?
Dzieje się to w dwóch sytuacjach:
– w dniu zawarcia czwartej umowy na czas określony między tymi samymi stronami – ta czwarta umowa jest z mocy prawa umową na czas nieokreślony;
– z dniem następującym po upływie 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie umów na czas określony, licząc od początku pierwszej takiej umowy – dalsze trwanie zatrudnienia oznacza już umowę na czas nieokreślony.
Czy można zawrzeć jedną umowę na czas określony dłuższą niż 33 miesiące?
Co do zasady nie. Przekroczenie 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony powoduje, że od dnia następującego po upływie 33 miesięcy stosunek pracy przekształca się w umowę na czas nieokreślony. Wyjątkiem są szczególne przypadki, o których mowa w art. 251 § 4 k.p. (zastępstwo, praca sezonowa, kadencja, obiektywne przyczyny).
Czy pracodawca musi informować PIP o każdej umowie na czas określony?
Nie. Obowiązek informowania Państwowej Inspekcji Pracy dotyczy wyłącznie umów zawieranych z powołaniem się na „obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy” (art. 251 § 4 pkt 4 k.p.). W takim przypadku pracodawca ma 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy na przekazanie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy informacji o umowie i przyczynach jej zawarcia.
Czy umowa na zastępstwo liczy się do limitu 33 miesięcy?
Nie. Umowa na zastępstwo zawarta w trybie art. 251 § 4 pkt 1 k.p. jest wyłączona z limitów zarówno co do czasu trwania, jak i liczby umów. Jednakże musi to być rzeczywiste zastępstwo nieobecnego pracownika; nadużywanie tej konstrukcji może zostać zakwestionowane przez sąd.
Czy pracodawca może dowolnie wskazywać „obiektywne przyczyny” dla kolejnych umów terminowych?
Nie. „Obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy” muszą być rzeczywiste, konkretne i uzasadniać potrzebę zawarcia dłuższej lub kolejnej umowy terminowej. Ogólne, schematyczne formułki, niepoparte dokumentami i stanem faktycznym, mogą zostać uznane przez sąd i inspekcję pracy za niewystarczające.
Czy pracownik może żądać „z urzędu” przekształcenia umowy na czas określony w czas nieokreślony?
Przekształcenie następuje z mocy prawa, bez potrzeby składania dodatkowych oświadczeń przez pracownika. Jeśli jednak pracodawca nie uznaje tego przekształcenia (np. traktuje zatrudnienie jako zakończone wraz z upływem terminu umowy), pracownik może wnieść powództwo do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy na czas nieokreślony.
Czy pracownik może odmówić podpisania kolejnej umowy na czas określony i domagać się umowy bezterminowej?
Pracownik nie ma roszczenia o zawarcie umowy na czas nieokreślony jako takiego, chyba że wynika to z przekroczenia limitów lub nadużycia konstrukcji umowy terminowej. Jeśli jednak limity zostały już wyczerpane, każda kolejna umowa na czas określony i tak z mocy prawa jest traktowana jako umowa na czas nieokreślony, nawet jeśli dokument nazwany jest inaczej.
Co może zrobić pracownik, jeśli uważa, że jego umowa „powinna” być na czas nieokreślony?
Przede wszystkim powinien:
– ustalić, czy zostały przekroczone limity z art. 251 k.p. (czas i liczba umów);
– zgromadzić dokumenty (umowy, aneksy, korespondencję z pracodawcą);
– skonsultować sprawę ze specjalistą z zakresu prawa pracy;
– w razie potrzeby wystąpić do sądu pracy z pozwem o ustalenie istnienia stosunku pracy na czas nieokreślony oraz ewentualne roszczenia związane z bezprawnym rozwiązaniem stosunku pracy.
Zrozumienie zasad funkcjonowania umów na czas określony, limitów ich stosowania i mechanizmów przekształcania ich w umowy na czas nieokreślony jest kluczowe zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne i zgodne z prawem kształtowanie stosunków pracy, a w razie sporu – skuteczna obrona swoich praw przed sądem.